Certidões negativas para licitação: lista e links

As certidões negativas para licitação comprovam regularidade fiscal, social, trabalhista e, em alguns editais, situação jurídica e ausência de sanções. A lista básica vem do art. 68 da Lei 14.133/2021: CNPJ, cadastro fiscal estadual ou municipal, Fazenda federal, estadual e municipal, Seguridade Social, FGTS, Justiça do Trabalho e cumprimento da proibição de trabalho infantil do art. 7º, XXXIII, da Constituição.

Na prática, o edital manda. Uma compra simples pode exigir menos documentos; um contrato de serviço continuado pode exigir mais. O fornecedor competitivo mantém as certidões renovadas antes da disputa, porque o art. 63 da Lei 14.133/2021 exige regularidade fiscal depois do julgamento e apenas do melhor classificado, mas a janela para corrigir problema pode ser curta.

Certidão negativa não é o único resultado aproveitável. Em várias situações, a certidão positiva com efeitos de negativa prova regularidade porque indica débito com exigibilidade suspensa, parcelamento válido ou garantia. O problema é a certidão positiva simples, que aponta pendência sem efeito regularizador.

Quais certidões pedir primeiro

Comece pelas certidões nacionais, porque elas aparecem em quase todo edital: Fazenda Nacional, FGTS e Justiça do Trabalho. Depois tire as certidões estaduais e municipais da sede da empresa e as específicas do edital. Para empresas que vendem ao governo federal, o SICAF reduz retrabalho, mas não elimina a obrigação de conferir validade.

Documento	O que comprova	Base ou uso típico
CND/CPEND Federal	Tributos federais, dívida ativa e contribuições previdenciárias	Art. 68, III e IV
CRF do FGTS	Regularidade perante o FGTS	Art. 68, IV
CNDT	Regularidade perante a Justiça do Trabalho	Art. 68, V
CND Estadual	Tributos estaduais, quando pertinentes	Art. 68, III
CND Municipal	Tributos municipais da sede	Art. 68, III
Falência/recuperação	Situação econômico-financeira	Art. 69, II
CEIS/CNEP	Sanções impeditivas ou punitivas	Consulta de risco e habilitação

A organização desses documentos complementa o guia de documentação para habilitação. Se o edital exigir experiência técnica, trate em paralelo o atestado de capacidade técnica.

Onde tirar cada certidão

A emissão da certidão federal é feita no serviço oficial de certidão de regularidade fiscal federal, que cobre Receita Federal e PGFN. A página da Receita Federal também direciona para serviços de situação fiscal e pendências.

O FGTS é consultado no serviço de regularidade do empregador da Caixa. A Justiça do Trabalho emite a CNDT em portal próprio. Sanções podem ser consultadas no CEIS / CGU, disponível também pelo Portal da Transparência. Para licitações eletrônicas federais, acompanhe o Compras.gov.br e o cadastro no SICAF.

Certidão	Onde emitir	Validade típica
Federal RFB/PGFN	Gov.br / Receita Federal	180 dias
FGTS/CRF	Caixa Econômica Federal	30 dias
CNDT	Tribunal Superior do Trabalho	180 dias
Estadual	SEFAZ do estado da sede	Varia por estado
Municipal	Secretaria de Fazenda municipal	Varia por município
Falência/recuperação	Tribunal de Justiça da sede	Normalmente definida no edital
CEIS/CNEP	Portal da Transparência	Consulta imediata

Não use link salvo de pesquisa patrocinada ou site intermediário. Certidão para licitação precisa sair de canal oficial, com código de validação e data de validade legível.

Validade e janela de renovação

Validade não é igual em todos os documentos. A certidão federal e a CNDT costumam valer 180 dias; o CRF do FGTS vale 30 dias. Certidões estaduais, municipais e de falência variam conforme norma local ou edital, muitas vezes entre 30 e 90 dias.

A rotina segura é renovar documentos nacionais todo mês para fornecedores ativos e conferir certidões locais antes de cada proposta relevante. Em disputa eletrônica, documento vencido no momento de convocação pode levar à inabilitação, salvo aplicação de regra específica de regularização para ME/EPP.

Use uma planilha simples com documento, CNPJ, data de emissão, validade, portal, responsável e status. Se sua equipe participa de pregões toda semana, cadastre alertas internos 10 dias antes do vencimento das certidões de 30 dias.

O que fazer se a certidão sair positiva

1. Baixe o relatório de pendências no portal oficial.
2. Identifique se o débito é exigível, parcelável, suspenso, garantido ou indevido.
3. Regularize por pagamento, parcelamento, retificação de obrigação acessória, impugnação, recurso administrativo ou medida judicial, conforme o caso.
4. Emita nova certidão ou certidão positiva com efeitos de negativa.
5. Guarde comprovante de parcelamento, DARF, guia, protocolo ou decisão que suspendeu a exigibilidade.
6. Informe a situação ao contador e ao responsável pela licitação antes da sessão.

Certidão positiva com efeitos de negativa pode atender ao edital porque demonstra regularidade jurídica para fins de contratação. Certidão positiva simples, sem efeito de negativa, tende a impedir habilitação fiscal.

ME e EPP têm prazo para regularizar?

Sim, mas o benefício é específico. Os arts. 42 e 43 da LC 123/2006 permitem que microempresa e empresa de pequeno porte apresentem documentação fiscal e trabalhista mesmo com restrição, com prazo de cinco dias úteis, prorrogável por igual período, para regularização quando forem declaradas vencedoras.

Isso não vale para tudo. O benefício não resolve falta de atestado técnico, balanço incompatível, proposta desclassificada ou sanção impeditiva. Também não dispensa apresentação do documento; ele permite corrigir a restrição fiscal ou trabalhista no momento legal.

Para entender outros benefícios, como empate ficto e cota, veja o post sobre benefícios de ME/EPP em licitação. Aqui, o foco é não perder contratação por certidão vencida.

SICAF ajuda, mas não substitui leitura do edital

O SICAF centraliza cadastro de fornecedores para contratações federais e pode armazenar dados de habilitação jurídica, regularidade fiscal e qualificação econômico-financeira. Ele é útil para quem participa no ambiente federal, mas prefeitura pode usar outro cadastro, plataforma própria ou exigir anexos diretamente no sistema da disputa.

Mesmo quando o edital consulta SICAF, confira se o nível exigido está atualizado. Um documento vencido no cadastro pode aparecer como pendência no momento da habilitação. O guia de como se cadastrar no SICAF deve ser lido junto com o post sobre certificado digital para licitação, porque vários portais exigem assinatura ou acesso qualificado.

Certidões estaduais, municipais e de falência

Certidão estadual geralmente comprova ICMS e dívida ativa estadual. Ela importa especialmente para comércio, distribuição e fornecimento de mercadorias. Certidão municipal costuma cobrir ISS, taxas e dívida ativa do município da sede. Prestadores de serviço devem olhar esse ponto com cuidado.

A certidão de falência, recuperação judicial ou insolvência é econômico-financeira, não fiscal. O art. 69, II, da Lei 14.133/2021 fala em certidão negativa de feitos sobre falência expedida pelo distribuidor da sede do licitante. O nome e o sistema variam por Tribunal de Justiça, então o edital costuma indicar formato, abrangência e validade aceita.

Se a empresa está em recuperação judicial, não conclua automaticamente que está fora. A análise depende do edital, da certidão, do plano aprovado e da demonstração de capacidade de execução.

Checklist antes da sessão

Antes de entrar em pregões eletrônicos ou dispensas eletrônicas, faça uma conferência objetiva:

1. CNPJ ativo e dados cadastrais coerentes com o contrato social.
2. CND federal válida ou CPEND válida.
3. CRF do FGTS válido no dia da convocação.
4. CNDT válida.
5. Certidões estadual e municipal da sede dentro da validade exigida.
6. Certidão de falência conforme tribunal e edital.
7. Consulta ao CEIS sem sanção impeditiva aplicável.
8. Arquivos legíveis, completos e nomeados por tipo e validade.
9. Procuração ou poderes do representante conferidos.
10. Pasta salva no mesmo padrão para todas as disputas.

Use alertas de licitações para saber da oportunidade antes do último dia e a página de licitações abertas para priorizar editais que cabem na sua documentação atual.

Erros comuns

O primeiro erro é olhar só a certidão federal e esquecer FGTS ou CNDT. O segundo é anexar comprovante de pagamento achando que ele substitui certidão emitida. O terceiro é usar certidão de filial quando o edital exige matriz, ou o inverso, sem conferir a regra.

Também é comum baixar certidão estadual errada: contribuinte de ICMS, dívida ativa, negativa de débitos não inscritos ou certidão conjunta. Leia o nome do documento exigido no edital e compare com o título da certidão emitida.

Não confunda consulta de sanções com certidão fiscal. O CEIS mostra empresas sancionadas; ele não prova regularidade tributária. Ainda assim, a consulta é indispensável porque impedimento de licitar pode tornar inútil toda a documentação fiscal.

Perguntas frequentes

Quais certidões negativas são obrigatórias para licitação?

A base usual é federal, FGTS, trabalhista, estadual e municipal, além de falência quando exigida. O edital pode ajustar a lista conforme objeto, cadastro e modalidade. A regra legal está principalmente nos arts. 68 e 69 da Lei 14.133/2021.

Certidão positiva com efeitos de negativa vale?

Em regra, sim, porque ela comprova regularidade apesar de existir pendência com exigibilidade suspensa ou parcelada. O edital e a legislação específica devem ser conferidos, mas CPEND não é o mesmo que certidão positiva simples.

ME pode regularizar certidão depois de vencer?

ME e EPP têm prazo legal para regularizar restrição fiscal ou trabalhista se forem vencedoras, nos arts. 42 e 43 da LC 123/2006. O prazo é de cinco dias úteis, prorrogável por igual período, conforme o edital.

O SICAF substitui todas as certidões?

Não. Ele centraliza informações em contratações federais e facilita a habilitação, mas o edital pode exigir anexos, documentos locais ou certidão específica. Sempre confira a convocação da plataforma.

Preciso renovar certidão a cada licitação?

Não necessariamente. Use a validade impressa no documento, mas programe renovação antes de disputas relevantes. Certidão válida hoje pode vencer antes da habilitação se a sessão for adiada.

O Quero Licitação ajuda a priorizar editais compatíveis com sua documentação e avisa com antecedência suficiente para renovar certidões. Isso reduz a perda mais evitável em licitação: vencer preço e cair na habilitação.