Planilha de custos e formação de preços: guia prático

Planilha de custos e formação de preços é o documento que mostra como o preço de um serviço foi construído: remuneração, encargos, benefícios, provisões, insumos, tributos, custos indiretos e lucro. Em licitações de serviços continuados com dedicação exclusiva ou predominância de mão de obra, ela é a prova técnica de que o preço cobre a execução.

A referência federal mais usada é a IN 5/2017 do Compras.gov.br, especialmente o Anexo VII-D. Já a regra atual de repactuação está no art. 135 da Lei 14.133/2021, que exige demonstração analítica da variação dos custos contratuais.

A planilha não é burocracia decorativa. Ela decide se a proposta é aceitável, se o lance é exequível, se a contratada terá direito à repactuação e se o fiscal conseguirá acompanhar encargos trabalhistas. Para disputar licitações de limpeza e higienização, vigilância, recepção, apoio administrativo ou transporte com equipe dedicada, esse arquivo vale tanto quanto o preço final.

Quando a planilha é exigida

A planilha aparece principalmente em serviços continuados com mão de obra dedicada ao contrato. Isso inclui limpeza, vigilância, portaria, recepção, motorista, copeiragem, apoio operacional e outras atividades em que o custo de pessoal domina o preço.

Na IN 5/2017, o Anexo VII-A prevê que, em serviços com fornecimento de mão de obra exclusiva, o modelo de planilha do Anexo VII-D constitui anexo do ato convocatório e deve ser preenchido pelos proponentes para análise de exequibilidade. A mesma norma também admite adaptação do modelo às especificidades do serviço.

Não confunda com BDI de obras. Em engenharia, a discussão principal é outra e está no post sobre BDI como calcular. Aqui o foco é custo mensal por empregado, posto, turno e categoria profissional.

Módulos da planilha da IN 5/2017

O modelo federal organiza custos por módulos interdependentes. Essa estrutura evita que férias, décimo terceiro, FGTS, substituição de ausente, uniformes e tributos fiquem escondidos em uma linha genérica.

Módulo	Nome no modelo	O que normalmente entra
1	Composição da Remuneração	Salário-base, adicionais, hora noturna, periculosidade, insalubridade
2	Encargos e Benefícios Anuais, Mensais e Diários	13º, férias, adicional de férias, encargos previdenciários, FGTS, benefícios
3	Provisão para Rescisão	Aviso prévio, FGTS sobre aviso, multa rescisória e incidências
4	Custo de Reposição do Profissional Ausente	Substituto em férias, faltas legais e intrajornada quando aplicável
5	Insumos Diversos	Uniformes, materiais, equipamentos e outros insumos mensais
6	Custos Indiretos, Tributos e Lucro	Administração, tributos sobre faturamento e margem

A planilha deve fechar do empregado para o posto, do posto para o mês e do mês para o valor global. Se a licitação usa unidade diferente, como metro quadrado limpo ou quilômetro rodado, o edital deve explicar a conversão.

Remuneração e enquadramento sindical

O ponto de partida é a categoria profissional correta. Use CBO, sindicato, acordo ou convenção coletiva aplicável, data-base e salário normativo. Um enquadramento sindical errado pode destruir o preço, porque muda piso, benefícios, adicionais e data de repactuação.

Em serviços terceirizados, a proposta precisa indicar o instrumento coletivo que rege a categoria. A própria IN 5/2017 reforça a responsabilidade da empresa pelo enquadramento sindical. O fornecedor deve guardar o acordo, a convenção ou o dissídio usado no cálculo, com vigência e data-base.

Nunca use salário mínimo por comodidade se a categoria tem piso coletivo. Também não use piso de outro município quando a execução ocorre em local diferente. Para contratos com vários postos e categorias, faça uma aba ou quadro por categoria.

Encargos, benefícios e provisões

Encargos não são percentual mágico. A planilha deve decompor rubricas e bases de incidência. No modelo da IN 5/2017, o Módulo 2 reúne encargos e benefícios anuais, mensais e diários; o Módulo 3 trata provisões de rescisão; e o Módulo 4 cobre reposição de profissional ausente.

Rubrica	Cuidado técnico	Erro comum
13º salário	Provisionar proporcionalmente ao mês	Esquecer reflexos em encargos
Férias e adicional de férias	Tratar como custo de 12 meses e observar não renováveis	Cobrar novamente rubrica não renovável sem base
FGTS	Aplicar sobre bases corretas	Incidir sobre item que não compõe remuneração
SAT/RAT	Conferir grau de risco, com referência de 1%, 2% ou 3% no modelo federal	Usar alíquota padrão sem validar atividade
Vale-transporte	Considerar local, escala e desconto legal quando aplicável	Usar média sem memória de cálculo
Vale-alimentação	Seguir norma coletiva e dias efetivos	Misturar benefício mensal e diário
Substituto	Dimensionar ausências legais e intrajornada	Ignorar cobertura obrigatória do posto

A Constituição Federal protege a manutenção das condições efetivas da proposta nas contratações públicas, e a legislação trabalhista impõe custos que não desaparecem porque o fornecedor quer ganhar. Se o preço não paga folha e encargos, ele vira problema de exequibilidade.

Tributos, custos indiretos e lucro

O Módulo 6 é onde aparecem custos indiretos, tributos e lucro. Tributo deve ser calculado conforme o regime da empresa e a natureza da receita. Simples Nacional, lucro presumido e lucro real podem produzir cargas diferentes, e ISS depende do município e do serviço.

A planilha deve deixar claro se o tributo incide sobre faturamento e como ele entra no preço. Não misture tributos sobre faturamento com encargos sobre folha. Também não esconda custo administrativo dentro de benefício trabalhista.

Para validar tributos e certidões, mantenha contato com o contador e consulte fontes oficiais como a Receita Federal. Em contratos relevantes, a Administração pode cruzar preço, nota fiscal, empenho e pagamento no Portal da Transparência.

Como preencher sem cair em inexequibilidade

A planilha precisa sustentar o lance final. Se a empresa reduz o preço na disputa e depois entrega planilha que não fecha, o órgão pode pedir diligência e, se a exequibilidade não for demonstrada, aplicar o art. 59, IV, da Lei 14.133/2021.

1. Monte a planilha antes da sessão, não depois dos lances.
2. Defina preço mínimo por posto e por item.
3. Separe custos obrigatórios de margem negociável.
4. Guarde cotações de insumos, uniformes e equipamentos.
5. Informe produtividade quando o edital exigir.
6. Revise arredondamentos para que unitário, mensal e global batam.
7. Após lances, readeque a planilha ao valor final sem eliminar custo obrigatório.

Se o tema da disputa for o preço baixo, use o guia de preço inexequível licitação. Se ainda estiver montando a oferta, volte ao passo a passo de como fazer proposta de preços licitação.

Erros que mais derrubam fornecedores

O erro mais comum é lançar percentual fixo de encargos sem memória. O segundo é esquecer que convenção coletiva pode ter benefícios específicos, como cesta básica, adicional de risco, plano de saúde, seguro de vida ou auxílio específico. O terceiro é distribuir desconto final apenas na margem, mas manter uma planilha que não soma ao lance.

Outro erro frequente é tratar material e equipamento como custo irrelevante. Em limpeza, uniforme, EPI, saneantes, equipamentos e reposição mudam por produtividade, área e frequência. Em licitações de transporte e logística, combustível, manutenção, motorista, seguro e ociosidade precisam conversar com a escala.

O TCU costuma olhar para consistência da formação do preço, critério de aceitabilidade e motivação da Administração. Proposta com planilha opaca convida diligência, recurso e glosa.

Repactuação: como preservar o direito

O art. 135 da Lei 14.133/2021 prevê repactuação para contratos de serviços contínuos com dedicação exclusiva ou predominância de mão de obra, mediante demonstração analítica da variação dos custos. A data se vincula à apresentação da proposta para custos de mercado e ao acordo, convenção coletiva ou dissídio para custos de mão de obra.

O mesmo artigo exige interregno mínimo de 1 ano, contado da apresentação da proposta ou da última repactuação. A repactuação deve ser solicitada pelo contratado com planilha de custos ou novo instrumento coletivo que fundamente a variação.

Na IN 5/2017, o pedido de repactuação é precedido de solicitação da contratada, acompanhado de demonstração analítica, e a decisão deve ocorrer em até 60 dias após solicitação e entrega dos comprovantes, no âmbito da norma federal. Para aprofundar o tema contratual, veja o post sobre reequilíbrio econômico-financeiro do contrato.

Como usar preços de mercado como referência

A planilha de mão de obra não vive isolada. Compare insumos, equipamentos e materiais com histórico de compras públicas, fornecedores locais e contratos semelhantes. O preço de mercado ajuda a demonstrar exequibilidade e a defender reajustes de insumos.

Use preços praticados em licitações, catálogo de materiais e serviços no CATMAT/CATSER e histórico de órgãos públicos compradores. Quando a oportunidade ainda está aberta, confira publicação no Compras.gov.br e no PNCP para baixar edital, anexos e atas.

A comparação deve respeitar local, escala, prazo, unidade de medida e nível de serviço. Um posto 12x36 não tem a mesma composição de um posto administrativo de 44 horas semanais.

Perguntas frequentes

A IN 5/2017 vale para todos os órgãos?

Ela é norma federal para Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional, mas seu modelo virou referência técnica em muitos editais. Estados, municípios e estatais podem ter regras próprias. Sempre confira o edital e o regulamento do órgão.

Erro na planilha desclassifica automaticamente?

Não necessariamente. A IN 5/2017 admite que erros de preenchimento não sejam motivo suficiente para desclassificação quando a planilha puder ser ajustada sem majoração do preço e o valor cobrir os custos. Erro que muda substância ou torna o preço inexequível é outra história.

Posso reduzir encargos para ganhar o pregão?

Não reduza encargo obrigatório. Você pode negociar margem, custos indiretos, produtividade e condições comerciais reais, mas não pode fingir que direitos trabalhistas, tributos e provisões não existem. Isso costuma aparecer na diligência ou na execução.

Qual documento comprova a repactuação?

A base é a demonstração analítica da variação de custos, por planilha atualizada, novo acordo, convenção coletiva, dissídio ou sentença normativa, conforme o custo alterado. O pedido deve ser feito durante a vigência contratual e antes da preclusão prevista no edital ou contrato.

Planilha de custos é igual a BDI?

Não. A planilha de mão de obra decompõe custos mensais do serviço e encargos trabalhistas. O BDI é usado principalmente em obras e serviços de engenharia para compor benefício e despesas indiretas sobre custos diretos.

O Quero Licitação ajuda a localizar editais com mão de obra dedicada, comparar preços públicos e acompanhar órgãos compradores; isso dá base para montar planilha antes da sessão e defender o preço depois.