Pesquisa de preços em licitações: como fazer certo

A pesquisa de preços licitação é o procedimento que transforma dados de mercado em valor estimado da contratação. Pela Lei 14.133/2021, art. 23, esse valor deve ser compatível com os preços praticados no mercado, considerar bancos de dados públicos, quantidades, economia de escala e peculiaridades do local de execução.

Na prática, o órgão comprador usa uma cesta de preços para definir o preço estimado, o preço máximo aceitável ou a referência para maior desconto. Para o fornecedor, essa pesquisa mostra o teto econômico do certame, mas não substitui a própria formação de preço. Uma proposta competitiva precisa partir do seu custo real, da margem possível e do risco do contrato.

A regra federal mais usada para bens e serviços em geral é a IN Seges/ME nº 65/2021, que detalha fontes, prazos, média, mediana, menor valor e justificativas. Ela conversa diretamente com a Lei 14.133/2021 e com a obrigação de transparência no PNCP.

O que é pesquisa de preços em licitação

Pesquisa de preços é o documento da fase preparatória que reúne referências de mercado para estimar quanto a Administração deve pagar por um objeto. Ela não é uma cotação informal anexada ao processo. Pela IN 65/2021, art. 3º, deve conter descrição do objeto, agente responsável, fontes consultadas, série de preços, método estatístico, memória de cálculo e justificativas.

O ponto central é comparabilidade. Um preço de notebook com 8 GB de RAM não pode ser misturado sem ajuste com outro de 16 GB. Um serviço executado em capital com alto volume mensal não é igual ao mesmo serviço em município distante, com baixo volume e custo logístico maior. A pesquisa séria descreve essas diferenças e registra por que cada preço entrou ou saiu da amostra.

Para acompanhar oportunidades com referência de mercado, vale cruzar editais abertos em licitações abertas com bases de preços praticados por item. O edital mostra a regra da disputa; a base histórica mostra se o valor estimado conversa com compras recentes.

Base legal: Lei 14.133 e IN 65/2021

A Lei 14.133/2021, art. 18, § 1º, VI, inclui a estimativa do valor da contratação entre os elementos do estudo técnico preliminar quando aplicável. O art. 23 trata da compatibilidade com o mercado e lista parâmetros para bens, serviços, obras e serviços de engenharia. Para bens e serviços em geral, a IN 65/2021 detalha o procedimento no âmbito federal e também alcança entes estaduais, distritais e municipais quando executam recursos da União por transferências voluntárias.

A pesquisa não serve apenas para cumprir checklist interno. Ela afeta o enquadramento da modalidade, a análise de aceitabilidade da proposta, a negociação, a eventual desclassificação por preço acima do máximo e a discussão sobre preço inexequível, tema que exige leitura própria em preço inexequível em licitação.

Norma	Onde entra na pesquisa	Ponto que importa
Lei 14.133/2021, art. 23	Regra geral do valor estimado	Compatibilidade com mercado e parâmetros oficiais
Lei 14.133/2021, art. 24	Orçamento sigiloso	Sigilo exige justificativa e não vale para controle
IN 65/2021, art. 5º	Fontes de pesquisa	Sistemas oficiais e contratações similares devem ser priorizados
IN 65/2021, art. 6º	Método estatístico	Média, mediana ou menor valor com três ou mais preços
IN 65/2021, art. 10	Sigilo do orçamento	Exceção quando o julgamento for por maior desconto

Quais fontes podem compor a cesta de preços

A cesta de preços é o conjunto de referências usadas para estimar o valor. A IN 65/2021 permite combinar fontes, mas manda priorizar os parâmetros dos incisos I e II do art. 5º: sistemas oficiais e contratações similares da Administração. Isso reduz o risco de uma pesquisa baseada só em orçamento enviado por fornecedor interessado.

Fonte	Prazo de referência	Quando usar	Risco comum
Sistemas oficiais de governo	Conforme base consultada	Item padronizado e com histórico	Código de catálogo errado
Contratações similares públicas	1 ano antes da pesquisa	Objeto igual ou muito próximo	Ignorar quantidade e local
Mídia especializada ou tabela oficial	6 meses antes do edital	Produto com preço publicado	Usar tabela sem data de acesso
Pesquisa direta com fornecedores	Orçamentos de até 6 meses	Mercado sem dados públicos suficientes	Consultar fornecedores sem justificar escolha
Notas fiscais eletrônicas	1 ano antes do edital	Quando a base nacional estiver disponível	Comparar venda privada com condições públicas diferentes

Para itens padronizados, o catálogo ajuda a encontrar descrições equivalentes. Antes de aceitar uma referência, confira código, unidade de fornecimento e especificação no catálogo CATMAT/CATSER. Um erro de unidade transforma uma pesquisa correta em preço artificialmente baixo ou alto.

Média, mediana ou menor valor: qual usar

A IN 65/2021, art. 6º, admite média, mediana ou menor dos valores obtidos, desde que o cálculo recaia sobre três ou mais preços e sejam retirados valores inexequíveis, inconsistentes ou excessivamente elevados. A norma também permite outro método, mas exige justificativa do gestor e aprovação da autoridade competente.

A média funciona quando os preços estão próximos. A mediana costuma ser mais segura quando há dispersão, porque reduz o peso de extremos. O menor valor pode fazer sentido em itens muito padronizados e mercado competitivo, mas tende a ser perigoso em serviços com variação de escopo, logística, garantia ou mão de obra.

Amostra de preços	Média	Mediana	Leitura correta
R$ 95, R$ 98, R$ 100, R$ 102, R$ 105	R$ 100,00	R$ 100,00	Dados consistentes; média e mediana convergem
R$ 90, R$ 94, R$ 96, R$ 101, R$ 180	R$ 112,20	R$ 96,00	Há outlier alto; mediana retrata melhor o mercado
R$ 70, R$ 95, R$ 98, R$ 101, R$ 103	R$ 93,40	R$ 98,00	O menor pode indicar condição incomparável ou erro

Quando o preço estimado for obtido apenas com sistemas oficiais do inciso I do art. 5º, a IN 65/2021, art. 6º, § 6º, limita o valor à mediana do item nos sistemas consultados. Esse detalhe importa para impugnações: se o órgão usa só base oficial e chega a valor acima da mediana, precisa haver base normativa ou correção.

Como fazer uma pesquisa de preços defensável

Um processo defensável deixa rastro. A equipe de compras precisa conseguir explicar a amostra, o tratamento estatístico e a escolha do preço estimado meses depois, inclusive perante controle interno, TCU ou questionamento de fornecedor.

1. Descreva o objeto com unidade, quantidade, local de entrega, prazo, garantia, marca de referência quando admitida e requisitos mínimos.
2. Pesquise primeiro bases públicas e contratações similares, usando Compras.gov.br, PNCP e histórico local do órgão.
3. Remova referências que não sejam comparáveis, explicando o motivo: unidade diferente, volume incompatível, frete incluso, garantia distinta ou objeto incompleto.
4. Se consultar fornecedores, registre CNPJ, responsável, data, descrição, valor unitário, valor total e quem não respondeu.
5. Calcule média e mediana antes de escolher o método final.
6. Justifique outliers e valores descartados, porque a IN 65/2021, art. 6º, § 3º, exige critério fundamentado.
7. Guarde memória de cálculo, prints ou relatórios exportados, com data e hora de acesso quando aplicável.

Esse cuidado também melhora a disputa. Um preço estimado realista atrai fornecedores sérios; um preço baixo demais tende a gerar fracasso, impugnação ou contratação mal executada.

Como o fornecedor deve ler o preço de referência

O fornecedor não deve copiar o preço estimado. Deve usá-lo como sinal de mercado e comparar com sua planilha. Se o edital traz preço máximo por item, qualquer proposta acima tende a ser recusada, salvo regra específica de negociação. Se o orçamento estiver sigiloso, a empresa precisa precificar pelo próprio custo e por dados externos.

A leitura profissional começa pela decomposição do objeto. Em fornecimento, confira frete, embalagem, garantia, prazo e tributos. Em serviços, confira produtividade, encargos, benefícios, insumos, deslocamento e risco contratual. Para aprofundar formação da proposta, veja como fazer proposta de preços em licitação e planilha de custos e formação de preços.

Também vale pesquisar compras anteriores do órgão em órgãos públicos compradores. Se a mesma prefeitura costuma adjudicar determinado item por valor muito inferior ao seu custo, o problema talvez não seja sua margem: pode ser escala, logística, especificação diferente ou uma referência mal montada.

Orçamento sigiloso não é cheque em branco

A Lei 14.133/2021, art. 24, permite orçamento estimado sigiloso desde que justificado, sem esconder quantitativos e informações necessárias à proposta. O sigilo não vale para órgãos de controle interno e externo. Além disso, quando o julgamento é por maior desconto, o preço estimado ou máximo aceitável deve constar do edital, conforme art. 24, parágrafo único, e a IN 65/2021 repete a lógica no art. 10.

Para o fornecedor, orçamento sigiloso muda a estratégia. Em vez de tentar descobrir o teto, a empresa deve estimar o custo com base em mercado, histórico de compras e margem mínima aceitável. Em itens com histórico amplo, a consulta a preços praticados e medianas ajuda a evitar lance emocional na fase final.

O sigilo também não elimina o dever de publicidade posterior. A Lei 14.133 explicada ajuda a entender como PNCP, edital, julgamento e contratos se encaixam no novo regime.

Erros que comprometem a pesquisa de preços

O erro mais comum é tratar três orçamentos de fornecedores como pesquisa suficiente. A IN 65/2021 permite pesquisa direta, mas manda priorizar sistemas oficiais e contratações similares. Se a Administração pula essas fontes sem justificativa, abre espaço para impugnação.

Outro erro é misturar preço homologado com preço anunciado. Marketplace, tabela comercial e proposta preliminar não têm o mesmo peso de contrato público executado. Também não se deve ignorar quantidade: comprar 10 unidades em entrega única não tem o mesmo preço de comprar 10.000 unidades parceladas em 12 meses.

Use este filtro rápido:

Pergunta de controle	Se a resposta for não	Consequência provável
O objeto pesquisado é equivalente ao edital?	Retirar ou ajustar referência	Estimativa distorcida
Há pelo menos três preços válidos?	Justificar exceção	Fragilidade documental
A mediana foi calculada?	Calcular antes de decidir	Outlier pode contaminar o valor
Há memória de cálculo?	Reconstituir e anexar	Controle não consegue auditar
O preço considera local e prazo?	Refazer amostra	Proposta vencedora pode ser inexequível

Exemplo prático de leitura da mediana

Imagine uma compra de 500 cadeiras escolares com entrega em Minas Gerais. A equipe encontra seis referências: R$ 210, R$ 218, R$ 221, R$ 225, R$ 229 e R$ 340. A média é R$ 240,50, mas a mediana fica em R$ 223,00. Se o preço de R$ 340 veio de compra emergencial com entrega em 48 horas, ele provavelmente não representa a contratação comum.

Nesse caso, a mediana tende a ser uma referência mais defensável. O órgão pode descartar o outlier com justificativa ou manter a amostra e escolher a mediana. O fornecedor, por sua vez, deve verificar se consegue entregar por algo próximo de R$ 223 considerando frete, tributos, prazo e margem. Se seu custo mínimo for R$ 250, insistir no certame pode significar prejuízo.

Para segmentos com variação forte, como saúde, tecnologia ou obras, a comparação precisa ser ainda mais cuidadosa. Em engenharia, BDI e composição de custos merecem análise própria em BDI em licitação. Em compras recorrentes, configure alertas de licitações para acompanhar editais novos e comparar a evolução dos preços.

Perguntas frequentes

Pesquisa de preços em licitação precisa ter três orçamentos?

Não necessariamente três orçamentos de fornecedores. A IN 65/2021, art. 6º, exige que média, mediana ou menor valor incidam sobre três ou mais preços, oriundos de uma ou mais fontes do art. 5º. Pesquisa direta com fornecedores é apenas uma das fontes possíveis.

A mediana é obrigatória na pesquisa de preços?

A mediana não é sempre obrigatória como método final. Mas ela deve ser considerada com seriedade, especialmente quando há grande variação entre valores. Se a pesquisa usar apenas sistemas oficiais do inciso I do art. 5º da IN 65/2021, o valor não pode ser superior à mediana do item nesses sistemas.

O fornecedor pode impugnar preço de referência baixo?

Pode, se demonstrar que o preço estimado não é compatível com o mercado, que a amostra é incomparável ou que a metodologia viola a norma aplicável. A impugnação fica mais forte quando traz contratos recentes, notas fiscais, composições de custo e diferenças objetivas de escopo.

Preço estimado é igual a preço máximo?

Nem sempre. O edital deve indicar como o valor será usado: estimativa interna, preço máximo aceitável, valor de referência para desconto ou orçamento sigiloso. No julgamento por maior desconto, a Lei 14.133/2021, art. 24, parágrafo único, exige divulgação do preço estimado ou máximo aceitável.

Onde consultar preços públicos para comparar propostas?

Comece por PNCP, Compras.gov.br, bases de transparência e histórico do órgão. O Portal da Transparência ajuda a verificar despesas e contratos federais, enquanto bases especializadas podem organizar medianas por item e região.

Uma boa pesquisa de preços reduz disputa fracassada, sobrepreço e lance suicida. O Quero Licitação ajuda fornecedores a monitorar oportunidades, consultar medianas e comparar editais com histórico real de mercado em páginas como preços públicos por item e licitações abertas.